王黎莉
电子政务工程项目的目标评价,既是实施目标全过程控制的最后关卡,也是全面检验项目目标是否实现或者实现程度的重要一环。在实际操作上,我国电子政务项目在开发建设完成并上线运行之后,通常都要组织工程项目的验收工作,许多重要的电子政务工程项目甚至要组织多次验收,包括初验、终验和竣工审计等环节。通过组织验收,对项目建设实施过程、取得的成果、项目组织过程规范性等进行完整的评审和评价。
目前,在电子政务工程项目的验收组织方面存在着一个共性的问题,这就是对工程项目目标实现程度的评估评价重视不够或者“轻描淡写”,对目标的回溯不够,把关不严。在验收阶段,往往要对项目建设成果、项目过程管理、工程项目文档、应用情况、资金决算情况等进行完整的审查,然后由专家和用户组成验收小组以验收会的形式组织验收。即便在专家验收意见上提到项目实现了合同规定的目标和任务,但往往也只是一个定性的说法,缺乏科学和精准的审核依据。
笔者认为,按照电子政务工程项目全过程控制的基本思想,目标评价应该作为工程项目验收的一个必要步骤和程序,甚至应该作为最重要的程序――因为衡量一个电子政务工程项目的成功与否的标志,最主要的就是项目目标是否顺利得以实现。目标评价的过程,就是通过对比目标设计和目标实现的吻合程度并评估其差别和偏离的过程。那么在验收阶段,如何科学和精准地对项目目标进行评价呢?应正确把握以下几个要素:
首先,评价的依据,即用于目标评价的参照体系。按照建设项目目标全过程控制的总体策略,目标评价应以设计时的指标为参照,将实际达到的指标数值与设计指标值进行比较,发现差距,判断任务完成情况和绩效水平。采用设计的指标数值作为评估的参照依据,对设计指标的制定要求较高,如果设计指标制定得比较合理又符合实际,那么就不仅能够确切地表明电子政务工程项目的目标实现程度和绩效水平,便于政府分析绩效差距及其原因。但如果设计指标偏高,就会导致项目目标无法达成;如果设计指标偏低,又会浪费投资,降低项目效益。这也是为什么强调要在设计阶段拿出一套可考核的量化目标指标体系的根本原因所在。
其次,评价的主体,即承担项目目标评价的执行人。评价的“执行人动机”和主观因素不同,可能影响到对目标评价的客观公正性。目前电子政务工程项目往往组织专家小组进行最终验收,这些专家主要由技术专家构成。根据电子政务工程项目设计目标指标多元化的特点,评价的主体应该涵盖各个方面人员,包括业务专家、技术专家、财务专家、管理专家以及最终用户,这些人员可以由建设单位内部各个部门的专业人士或者外部专家共同构成,组成目标评价小组,从各自的专家角度提供目标达成指标的评审和认定意见。
第三,评价结果的认定,即最终对于目标实现程度的认定标准。权重设置是一项较为复杂的工作,涉及到定权方法的选择以及极为繁琐的数学运算。目前国内许多评估实践要么干脆将所有的指标都赋予同等的权重,要么采取人为主观定权的方式,权重设置具有极大的随意性和盲目性。因此,要保证评估结果的科学与客观,改变以往人为地、简单机械地指定各个指标权重的传统方式,就必须采用科学的定权方法。
第四,评价的时机,即开展目标评价的时间。由于目标评价的目的是检验工程项目是否达到了预期的目标,因此,目标评价总是发生在项目开发建设完成之后的某个时段进行。考虑到我国电子政务工程项目管理的基本流程要求,这项工作应在项目开发完成并上线试运行一段时间、最终验收之前实施,项目目标评价报告应该作为最终验收时的一份重要的文档,成为最终验收时的一个基本条件。
还有,就是评价的流程,即目标评价的基本步骤。要建立评价工作组、收集数据、分项测算与加权综合、评审和结论。如果在评审过程中发现评价结果与人们的直观判断产生严重分歧或与事实有较大差距时,则需要对评价过程进行认真的回溯,特别是对数据收集过程中的公正性和科学性重新审视,尽可能得出一个合理、公正和科学的评价结果,并在此基础上形成工程项目目标评价报告。